Решения · Образование

От приёма до оплаты контракта.

В учебном заведении приёмная комиссия, учебный отдел, деканат и бухгалтерия работают с одним студентом. Если данные разбросаны по таблицам и чатам, абитуриент ждёт ответа, аудитории пересекаются, а долги видны слишком поздно. Покажем на примере частного университета.

Примеры построены на частном университете и его центре коротких курсов. В учебных центрах процессы похожи.

Пример Цифры, названия и экраны приведены для примера. Каждая система строится под ваши процессы.

01/06Приём

Абитуриент задал вопрос. Пусть получит ответ сейчас, а не завтра.

В приёмную кампанию одни и те же вопросы повторяются сотни раз. Если ответ задерживается, абитуриент подаёт документы в другой университет.

Бот-помощник отвечает на вопросы о направлении, форме обучения и контракте и помогает заполнить заявку. Данные упорядочиваются для приёмной комиссии.

Решение о зачислении принимает приёмная комиссия.

Приём · новое обращениеПример

Telegram · бот приёмной комиссии

Здравствуйте. Есть заочное обучение по направлению «Финансы»? Сколько стоит контракт?

Помощник приёмнойДа, заочное отделение есть. Контракт 14 млн сум в год, можно оплачивать четырьмя частями. Где и когда вы закончили учёбу?

Закончил колледж в 2021 году. Сейчас работаю в банке.

Заявка № A-1042

Направление: —Финансы, заочно
Образование: —Колледж, 2021
Место работы: —Банк
Документы: —Ждём копию диплома

Передано в комиссию

ППриёмная комиссияОкончательное решение за комиссией

02/06Расписание

Расписание учитывает занятость аудиторий и преподавателей.

Расписание составляют в Excel. В одну аудиторию попадают две группы, преподаватель оказывается в двух местах сразу. Ошибка вскрывается в первый учебный день.

Вместимость аудиторий, занятость преподавателей и размер групп видны в одной таблице. При постановке нового занятия конфликт виден сразу.

Расписание утверждает учебный отдел.

Расписание · 2-й семестрПример

ПнВтСрЧтПтСбАуд. 20140 местАуд. 30530 местКомпьют.30 мест

IQT-11 · Микроэкономика

MOL-21 · Бухучёт

IQT-31 · Эконометрика

MOL-11 · Финансы

IT-21

IT-11 · Python

IQT-21 · Статистика

Группа28 студентов

ПреподавательСвободен в ср и чт

Ауд. 305Четверг занят: MOL-11

Компьютерный классСреда свободна, 30 мест

УУчебный отделУтвердил расписание, студентам ушло уведомление

03/06Посещаемость

Риск отчисления видно заранее, а не в конце семестра.

Посещаемость остаётся в журнале или отдельном файле. Деканат узнаёт, что студент перестал ходить, только на сессии, когда уже появились долги и пересдачи.

Посещаемость каждого студента сравнивается с нормой. Тех, кто опустился ниже, видит куратор.

Разговор со студентом проводит куратор.

IQT-21 · посещаемость за 4 неделиПример

Посещаемость

Студент #2104

96%Норма 80%

Студент #2107

62%Норма 80%

За 3 недели пропущено 5 занятий, промежуточный контроль: 48 баллов

Студент #2111

91%Норма 80%

Студент #2115

74%Норма 80%

Посещаемость ниже нормы: под наблюдением

Среднее по группе88%

В зоне риска2 студента

ККураторНазначил встречу с #2107

04/06Оплата контрактов

Кто оплатил контракт, а кто задерживает, видно с первого взгляда.

Оплаты по контрактам приходят в банк, список студентов хранится в деканате. Ручная сверка занимает недели, напоминания опаздывают.

Банковские поступления сверяются с контрактом студента. Остаток, сроки оплаты и обещания родителей ведутся в одном списке.

Рассрочку или перенос срока бухгалтерия согласует с деканатом.

IQT-21 · оплата контрактовПример

СтудентКонтрактОплаченоОстатокСтатус

#210414 000 00014 000 0000Оплачен

#210714 000 0007 000 00010 500 0007 000 0003 500 000ПросрочкаПо графику

#211114 000 00010 500 0003 500 000По графику

#211514 000 0003 500 00010 500 000ПросрочкаНе оплачены 2 части: показано деканату

#2107 · история оплат

Оплачены 1-я и 2-я части: 7 000 000
Срок 3-й части был 1 ноября. Отправлено напоминание
Родители обещали оплатить до 15 ноября
Поступление из банка: 3 500 000 · сверено с контрактом

Остаток по группе21 000 00017 500 000

С просрочкой2 студента1 студент

05/06Короткие курсы

Прежде чем открыть группу, узнайте, окупится ли она.

Группы курсов открывают по ощущению «набралось достаточно». Что затраты на преподавателя, аудиторию и рекламу превысили выручку, выясняется потом.

По каждой группе собираются часы преподавателя, аудитория, материалы и маркетинг. Сравнение с выручкой показывает, с какого числа студентов группа окупается.

Решение об открытии группы принимает руководитель центра.

Группа курса · Excel и финансовый анализПример

Курс 8 недель, 12 студентовсум

Выручка, 12 × 900 000

Преподаватель48 часов × 100 0004 800 000
Аудитория и техникаКомпьютерный класс, 16 занятий1 200 000
Учебные материалыПособие и программы600 000
МаркетингРеклама в Instagram и Telegram900 000

Затраты7 500 000

Выручка, 12 × 900 00010 800 000

Безубыточностьот 9 студентов

Валовая прибыль3 300 000 · маржа 30,6%

Общие расходы университета в этот расчёт не входят.

РРуководитель центраГруппа открывается от 9 студентов

06/06Общая картина

Приём, учебный процесс и оплаты в одном окне.

Если приёмная комиссия, учебный отдел, деканат и бухгалтерия готовят отчёты отдельно, ректорат видит общую картину спустя недели.

Абитуриенты, расписание, посещаемость и оплаты контрактов видны на основе одних данных.

Система показывает, что требует внимания. Решения остаются за вами.

Общая картина · ноябрьПример

01ПриёмЗаявка A-1042 у комиссииОжидает
02Учебный отделIQT-21 Статистика: среда, компьютерный классУтверждено
03ДеканатIQT-21: у 2 студентов посещаемость ниже нормыПод наблюдением
04БухгалтерияОстаток по IQT-21: 17,5 млн сумОбновлено
05Центр курсовКурс Excel: открытие от 9 студентовНабор открыт
06РекторатОтчёт в разрезе факультетовОбновлено

Студент #2107: одна запись

РасписаниеПосещаемостьКураторОплата

Что требует внимания

#2115: не оплачены 2 части контрактаББухгалтерия
#2107: посещаемость 62%, назначена встреча с кураторомККуратор