Решения · Логистика
От заявки водителя до оплаты клиента.
В траковой компании в США каждый отдел делает свою работу, но данные часто расходятся по чатам, таблицам и нескольким системам. Ниже на примере одного трака и одного груза показано, как процессы связываются между собой.
Для диспетчерских и траковых компаний, работающих с США (US trucking). Термины на экранах — на английском, как в американских системах: truck — грузовик, load — груз (рейс), dispatch — распределение рейсов, HOS — лимит рабочего времени водителя, POD — подтверждение доставки, rate con — подтверждение ставки. Процессы местной логистики изучаются отдельно.
Пример Цифры, названия и экраны приведены для примера. Каждая система строится под ваши процессы.
01/07Recruiting
Отвечайте водителю, пока он не выбрал другую компанию.
Ответы на одни и те же вопросы отнимают время рекрутера. А отклик, на который ответили поздно, легко превращается в потерянного кандидата.
AI-ассистент ведёт первичный разговор, собирает нужные данные и упорядочивает их для рекрутера.
Решение о найме принимает ваша команда.
Переписка с кандидатом · SMS
Профиль кандидата
- Категория CDL
- —A
- Опыт
- —4 года, в основном OTR
- Проживает
- —Columbus, OH
- Домой
- —раз в 2 недели
- Готов начать
- —со следующего понедельника
02/07Dispatch
Поиск груза для каждого трака не должен отнимать лишнее время.
Проверять местоположение трака, оставшиеся часы водителя (HOS) и условия груза в разных окнах долго, и решение затягивается.
Система отбирает подходящие варианты по имеющимся данным: тип трейлера, расстояние до pickup, оставшееся рабочее время.
Диспетчер выбирает с учётом расстояния, ставки и следующего рейса. Бронирование и договорённость с брокером остаются за ним.
Dry van · HOS: осталось 9 часов 10 минут
ДДиспетчерВыбрано направление на Atlanta. Система ничего не бронирует.
03/07Updating
На вопрос «Где трак?» ответ должен быть готов.
Проверка местоположения и перепечатка одного и того же сообщения отнимают время. А о задержке клиенту могут сообщить слишком поздно.
Статус обновляется по данным ELD и TMS. Вероятная задержка или неясная ситуация показываются ответственному сотруднику.
В неясной ситуации апдейтер проверяет сообщение и отправляет его сам.
Согласованное время доставки
08:00–10:00 ET
ETA
08:4010:25
Трак стоит уже 52 минуты. Новый ETA выходит за согласованное время. Причина неизвестна: запрос отправлен водителю.
Сообщение после ответа водителя
Load #48213: truck is near Birmingham, AL. The driver reports heavy traffic on I-20. Updated ETA 10:25 AM ET. We will confirm on arrival.
04/07Документы и billing
Груз доставлен. Счёт не должен ждать документов.
Поздно пришедший POD или расхождение в документе затягивают подготовку invoice.
Документы привязываются к нужному грузу, а ключевые данные сверяются с rate confirmation.
Расхождение проверяет сотрудник billing. После проверки готовится invoice.
PROOF OF DELIVERY
Скан из приложения водителя
Привязан к Load #48213
Готово к invoice
05/07Accounting
Какие рейсы оплачены, а по каким счетам ещё ждём оплату?
Когда грузы, invoice и поступления ведутся отдельно, трудно отследить неотправленные счета и непогашенные долги.
Грузы, invoice и платежи сверяются между собой. Открытые долги, сроки оплаты и обещания клиентов видны в одном месте.
Кому и когда напомнить и как решить спорную ситуацию, определяет сотрудник accounting.
История Load #48213
- Доставлен, POD проверен · 11/14
- INV-1043 отправлен брокеру · 11/14
- Срок оплаты: 12/14 (Net 30)
- Отправлено напоминание. Брокер обещал оплатить до 12/10
- Поступление ACH $2,350 · сверено с INV-1043
06/07Fleet, safety и fuel
Не пропускайте техобслуживание и сроки действия документов.
Если история трака, план сервиса и документы лежат в разных файлах, важная задача легко теряется.
Сроки, сервисные задачи и fuel-операции, требующие проверки, собраны в одном месте. У каждой задачи виден ответственный и следующий шаг.
Система напоминает о сроках. Ответственность за соответствие требованиям остаётся за safety.
Truck 214 · sleeper, dry van
Пробег 412 380 miПоследний PM 09/28
- СервисPM: масло и фильтрычерез 2 400 miВ планеFFleet-менеджер
- Документ тракаЕжегодная инспекциячерез 18 днейСкоро срокSSafety
- ВодительСрок medical cardчерез 21 деньСкоро срокSSafety
- FuelКарта использована в OH, а по ELD трак в TX11/13 06:12Нужна проверкаAAccounting
07/07Общая картина
Каждый отдел работает. Вы видите общую картину.
Если каждый отдел живёт в своей таблице и чате, руководитель собирает общую картину по телефонным звонкам.
Отделы работают с одними данными. Где груз, сколько он принёс и что требует внимания, видно в одном месте.
Система показывает состояние дел и то, что требует внимания. Решения остаются за вами.
- 01RecruitingКандидат из Columbus, OH у рекрутераОжидает
- 02Dispatch11/12: Truck 214 выехал в Atlanta, load #48213Выполнено
- 03Updating11/14: доставлен в 10:31, брокер был в курсеДоставлен
- 04Billing11/14: POD проверен, invoice отправленОтправлен
- 05Accounting12/09: пришло $2,350, открытый долг $5,100Оплачен
- 06Fleet и safetyPM через 2 400 мильВ плане
Load #48213: одна запись, четыре отдела
Что требует внимания
- Fuel-транзакция от 11/13: карта и местоположение трака не совпадаютAAccounting
- Medical card истекает через 21 деньSSafety